Auditoria Independente em Condomínios e Residenciais
Atualmente muitos condomínios residenciais já submetem as suas prestações de contas aos auditores independentes. Da mesma forma que os acionistas querem ter a certeza de que os números dos balanços não possuem erros relevantes, que possam afetar a continuidade das operações e o lucro distribuído, os condôminos também querem ter essa certeza, de que os valores das contas condominiais foram arrecadados e consumidos da forma correta.
Hoje em dia já existem diversas empresas de auditoria dirigidas para esse foco de mercado, essas empresas executam trabalhos justamente com o objetivo de certificar os condôminos se existem erros que possam de alguma forma comprometer a situação financeira e patrimonial do Condomínio.
Inclusive muitos condôminos já contem em sua convenção a necessidade de que as prestações de contas sejam auditadas.
De acordo com Sergio Luiz (sócio da Simionato Auditores da unidade de São Paulo) são diversos os problemas enfrentados pelos condomínios e que ao contrário do que muitos pensam, a maioria das situações encontradas, não estão relacionadas a fraudes na gestão.
A seguir estão apresentadas algumas questões importantes que foram respondidas por Sergio Luiz:
- Qual o papel da auditoria no segmento condominial?
A auditoria tem como principal objetivo acompanhar, avaliar se os processos operacionais dos condomínios estão de acordo com políticas estabelecidas pela administração, visando o correto registro das transações e segurança das informações processadas e que as prestações de contas e as demonstrações contábeis, quando elaboradas, não contém distorções relevantes.
- O auditor verifica todas as informações processadas pelo condomínio?
Não é comum que o auditor verifique todas as operações realizadas pelo condomínio, ao determinar a extensão de um teste de auditoria ou método de seleção de itens a testar, o auditor pode empregar técnicas de amostragem, procedimento que é o mais comum e está definido nas Normas Brasileiras de Contabilidade.
- Quais os problemas mais comuns enfrentados pelos condomínios com relação as prestações de contas?
Entendo que com relação a prestação de contas os problemas mais comuns são a qualidade das informações que são apresentadas ao condôminos.
A maioria dos condomínios apresentam somente o demonstrativo de entradas (recebimentos) representadas pelas cotas de condomínio e saídas (pagamentos) ocorridos no mês, sem apresentar a posição patrimonial em uma determinada data base.
Outro ponto que vale destacar é o processo de seleção dos prestadores de serviço, com relação aos valores dos serviços e a capacidade do fornecedor honrar com o que foi proposto. Em minha opinião devem ser sempre efetuadas no mínimo 3 cotações de preços e pesquisar sobre o histórico do fornecedor.
Cabe salientar que nem sempre a proposta que apresenta o valor mais baixo, é a que deve ser contratada, mas quando isso ocorrer a administração deve justificar a escolha. Já identifiquei casos em que a proposta vencedora apresentava um escopo reduzido com relação as outras propostas e naturalmente o valor era o menor.
Outro cuidado são com os prestadores de serviço com sessão de mão de obra, que normalmente são pertinentes a segurança, manutenção e administração aonde os reajustes estão atrelados ao dissídio da categoria. Em alguns processos de auditoria verificamos que os percentuais utilizados para reajustar as parcelas mensais não estavam condizentes com os pactuados nos contratos firmados entre as partes.
Para os condomínios ditos de grande porte, que podem gerar volumes de arrecadações similares ao de pequenas cidades, somente a elaboração da prestação pode não se mostrar suficiente para informar aos condôminos acerca da situação financeira e patrimonial do condomínio, nestes casos é importante a administração avaliar a necessidade de elaborar as demonstrações contábeis.
Nesse sentido tenho tido a percepção que muitos dos condomínios de grande porte já adotam as demonstrações contábeis como instrumento de gestão e de geração de informação para os condôminos.
O meu alerta fica no tocante que os auditores devem ter o cuidado de fazer a distinção entre as demonstrações contábeis e a prestação de contas, pois as demonstrações podem conter ressalvas que não necessariamente impactam nas prestações de contas.
Quando isso acontece, deve ser muito bem explicado nas assembleias de prestação de contas pois para o leigo pode ser conflitante o auditor mencionar no relatório sobre as demonstrações contábeis fatos que modificam a sua opinião, mas que a prestação de contas não está afetada por esses fatos.
- Quais são as informações que normalmente não são apresentadas nas prestações de contas? Geralmente os condôminos não são informados quanto a real posição dos bens, direitos e obrigações do condomínio, com relação aos saldos passivos decorrentes com fornecedores e prestadores de serviço, impostos, bens adquiridos, equipamentos, móveis, ferramentas, materiais de estoque, e as provisões em que decorrem de processos trabalhistas ou cíveis entre outras, que podem gerar surpresas e desconfortos quando ocorrer o pagamento.
- E o que tem sido feito pelos condomínios para solucionar esses problemas?
Diversos condôminos tem entregue a tarefa de administrar à empresas especializadas, com o objetivo de proporcionar mais transparência e qualidade nas informações prestadas ao condomínios.
O ideal é que a prestação de contas do condomínio fosse entregue ao profissional contabilista que ficasse incumbido de registrar, organizar, demonstrar e analisar todos os fatos ocorridos que possam ser expressados em valores monetários.
Cabe salientar que o contador não substitui o trabalho das administradoras que tem por função a de administrar o condomínio.
Entretanto a atual legislação não torna obrigatória, para a legitimidade das prestações de conta de um condomínio, que essas sejam efetuadas por um contador habilitado e submeta os relatórios financeiros e contábeis a uma auditoria especializada no assunto.
- Enfim quais são as vantagens de um condomínio submeter as suas contas à uma empresa de auditoria?
De forma bem objetiva a principal vantagem é a prevenção de erros que de alguma forma possam comprometer a estrutura financeira e patrimonial do Condomínio, em seguida o trabalho de auditoria quando bem feito, também pode constatar se as políticas internas estão sendo seguidas de acordo com a convenção e o regimento interno (se houver).
Esta segurança advém pelo fato do auditor efetuar um levantamento minucioso dos controles internos e dos procedimentos administrativos e financeiros do condomínio.
Ao efetuar este levantamento o auditor poderá emitir uma carta de controles internos que o identifica eventuais falhas nos sistemas operativos e sugere recomendações para que o condomínio possa melhorar os seus controles internos, procedimentos contábeis e fiscais.
- A auditoria verifica se o condomínio está operando de acordo com a legislação do setor? Como isso é feito?
Sim, dentro do escopo dos trabalhos de auditoria, são analisadas se as atividades realizadas pelo condomínio estão em conformidade com a legislação aplicável ao setor, pertinente aos aspectos administrativos, tributários e contábeis (se for o caso).
Sob o aspecto administrativo a auditoria verifica se as disposições da Lei Nº 10.406, de 10 de Janeiro de 2002 estão sendo observadas pela administração no tocante a convocação da assembleia dos condôminos, se está sendo elaborada a previsão orçamentária com a descrição de receitas e despesas do condomínio, se as obrigações devidas pelos condôminos estão sendo recolhidas, etc.
No aspecto tributário, por exemplo os condomínios não possuem renda objeto de efeitos fiscais, sendo dispensada da entrega de Declaração de Imposto de Renda, entretanto os pagamentos efetuados a outras pessoas jurídicas de direito privado, pela prestação de serviços de limpeza, conservação, manutenção, segurança, vigilância, pela prestação de serviços administração de contas a pagar e a receber, bem como pela remuneração de serviços profissionais, estão sujeitos à retenção na fonte da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL), da Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (COFINS) e da Contribuição para o PIS/Pasep. Nestes casos a auditoria verifica se estas retenções foram efetuadas de acordo com a legislação vigente.
- Ao submeter a prestação de contas para auditores o síndico ficará isento de suas responsabilidades?
As responsabilidades do síndico dependem da forma de gestão adotada pelo condomínio e não pelo fato do Condomínio ter sido auditado. Existem três formas de gestão que podem ser praticadas; autogestão, cogestão e terceirização. Somente na terceirização há a transferência da responsabilidade, neste processo, ocorre a eleição da própria administradora do condomínio como síndico, assumindo então a total responsabilidade, administrando e representando legalmente o condomínio.
- Quais são os relatórios que o condomínio deve apresentar?
A legislação vigente não específica que tipos de relatórios devem ser elaborados pelos condomínios as previsões legais, fazem menção somente a elaboração de orçamento de receitas e despesas e das prestação de contas efetivas.
Podemos elencar alguns relatórios que podem ser adotados pelos síndicos e administradoras na gestão do condomínio, tais como; relatório geral de despesas, receitas e aplicações, relatório de arrecadações, e de inadimplência, relatório de despesas bancárias, relatório de contas a pagar, relatório dos bens do ativo permanente, etc.
Termo de Verificação de Contas, Fichas para esclarecimentos e balancetes e demonstrativo de superávit / déficit do período. Os relatórios citados são alguns exemplos de informações que devem ser apresentadas cabe a administração do condomínio avaliar a necessidade de implantação de outros conforme a necessidade da informação.
Cabe salientar que nos processos de auditoria são levantados todos os relatórios utilizados pela administração, para os quais é efetuada uma análise sobre a natureza e a qualidade das informações apresentadas.
Fonte: http://infoeconomico.com.br/portal/auditoria-em-condominios-2/
